kmo-toegankelijke overheidsopdrachten: opdrachtdocumenten opstellen (2)

De omzendbrief KBBJ/HFB_2026/1 formuleert aanbevelingen m.b.t. de inhoud van de opdrachtdocumenten, en dit vanuit de doelstelling om overheidsopdrachten toegankelijker te maken voor kmo’s. In ons eerdere blogbericht gingen we reeds in op de suggesties van de omzendbrief in het kader van de voorbereiding van de opdracht.

Het belang om gestructureerde documenten te hebben in heldere en begrijpbare taal kan niet genoeg benadrukt worden. Aangeven wat precies wordt verwacht (bv. welke documenten te voegen bij offerte) vormt een uitgestoken hand voor elke onderneming.

Daarnaast kunnen kleine ingrepen in de keuzes een wereld van verschil maken voor al dan niet deelname van kmo’s :

1. Technische voorschriften

• Focus op functionele- of prestatie-eisen met dus enkel resultaatseisen, zonder te specifiëren op welke wijze dit resultaat bereikt moet worden, en leg deze vrijheid bij de inschrijver.

• Kies voor duidelijke én haalbare minimumeisen, die niet verder gaan dan nodig voor de uitvoering van de opdracht en houd op die manier de mededinging zo ruim mogelijk.

• Laat de sanctie ‘op straffe van nietigheid’ in de opdrachtdocumenten achterwege, zodat regularisatie van offertes mogelijk is.

2. Uitsluitingsgronden

• Vraag enkel de bewijsstukken op van inschrijvers bij wie het relevant is, zijnde de gekozen inschrijver.

• Haal zo veel mogelijk informatie uit TELEMARC.

3) Kwalitatieve selectiecriteria

• Redelijkheid, relevantie en noodzakelijkheid zijn ook hier de basisbegrippen, zowel op het vlak van de keuze van de criteria als het vaststellen van de minimumeisen.

• Hou bij referentievereiste de voorwaarden inzake bedrag (liefst geen minimumeis) en periode (liefst zo ruim mogelijk) zo laagdrempelig mogelijk.

4) Gunningscriteria

• Beperk de vergelijking enkel tot de prijs indien kwaliteit volledig vaststaat of te leveren prestaties nauwkeurig omschreven zijn in opdrachtdocumenten.  

• Hanteer kwalitatieve criteria die verband houden met opdracht én proportioneel zijn.

• Gebruik de afstand tot aanbesteder of tot plaats van uitvoering als dit effectief een objectief voordeel is, bijv. noodzaak aan snellere interventies, belang van lagere CO2-uitstoot.

5) Percelen

• Opdeling in percelen laat toe om gespecialiseerde of kleinere ondernemingen te laten meedingen. 

6) Contractvoorwaarden

• Prijsherzieningsclausule lokt meer inschrijvers en zorgt voor offertes die de prijzen op tijdstip van inschrijving correct weerspiegelen.

• Leg het risico op slechte uitvoering in de weegschaal, alvorens een borgtochtvereiste op te nemen of stel de borgtocht op een lager % dan 5 % vast.

• Zorg voor aangepaste aansprakelijkheidsclausules in het bestek, bijv. 2x de opdrachtwaarde, in plaats van de onbeperkte aansprakelijkheid in de huidige overheidsopdrachtenreglementering, zeker bij opdrachten voor diensten.