PRIVACYVERKLARING

Als advocatenkantoor is Publius erg gevoelig voor vertrouwelijkheid en discretie. Niet alleen stellen wij alles in het werk om de privacy van onze cliënten (natuurlijke personen én rechtspersonen) te beschermen, maar ook die van onze correspondenten, van onze websitebezoekers, van de ontvangers van onze nieuwsbrief énvan onze tegenpartijen.

Draagwijdte van deze verklaring.
Als advocatenkantoor is Publius gehouden aan deontologische plichten, waaronder het beroepsgeheim.

Met de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) genieten de persoonsgegevens van natuurlijke personen een bijzondere bescherming. Persoonsgegevens zijn gegevens die toelaten om een natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren.

Hieronder informeren wij u over hoe Publius persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart en wat uw rechten zijn.

Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen verwijzen wij naar www.privacycommission.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
Publius cvba, KBO 891 771 577, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Beneluxpark 27b, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Doeleinden.
Als advocatenkantoor verwerkt en bewaart Publius persoonsgegevens van cliënten met als doel (a) deze cliënten te identificeren, (b) hen te contacteren (c) een conflict check uit te voeren, (d) juridische bijstand te verlenen, (e) te factureren.

Daarnaast worden contactpersonen bij leveranciers en correspondenten geregistreerd met als doel deze personen te kunnen bereiken.

Tenslotte worden gegevens van andere partijen in het geding geregistreerd met het oog op de verdediging van cliënt.

Publius houdt zich aan het principe van de minimale gegevensverwerking en registreert enkel de strikt noodzakelijke gegevens. Publius verwerkt geen gevoelige gegevens.

Publius verzamelt o.a. volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Voornaam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • Mailadres
  • BTW nummer
  • Cv’s en motivatiebrieven

Publieke gegevens.
Publius verwerkt ook gegevens die publiek consulteerbaar zijn, zoals gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht (bv. in het Belgisch Staatsblad) of gegevens die de betrokkene zelf publiek heeft gemaakt (bv. website, blog, publiek profiel social media), of gegevens die algemeen bekend zijn (bv. website Kruispuntbank, Geopunt, Omgevingsloket Vlaanderen, Ruimtelijke Ordening, CadGis, Google Streetview,…) of omdat ze in de pers verschenen zijn.

Rechtsgronden.
Publius gebruikt persoonsgegevens (a) wanneer de toestemming van de betrokkene werd verkregen of (b) in het kader van de uitvoering van een contract of (c) om aan wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan Publius is onderworpen te kunnen voldoen of (d) om redenen die het gerechtvaardigde belang betreffen. Wanneer Publius een verwerking uitvoert op grond van het gerechtvaardigde belang wordt daarbij gestreefd naar een evenwicht tussen dit gerechtvaardigde belang en het respecteren van de persoonlijke levenssfeer.

Bescherming van persoonsgegevens.
Publius maakt gebruik van het Cicero Lawpack softwarepakket voor de input van gegevens, dossierbeheer en facturatie. Gegevens worden opgeslagen op de Publius-server, die volgens de gebruikelijke beveiligingsstandaard beschermd is.

Publius neemt passende maatregelen om te vermijden dat onbevoegden op elektronische of fysieke wijze toegang verkrijgen tot de gegevens, deze verwerken, aanpassen of vernietigen.

De kantoorgebouwen van Publius zijn enkel vrij toegankelijk voor Publius advocaten en Publius bedienden. Derden hebben geen directe toegang tot de gebouwen en dienen zich eerst te identificeren via de parlofoon. Nadat zij toegang hebben gekregen tot het gebouw, melden zij zich aan bij het onthaal alvorens zich naar de vergaderzaal te begeven. Met uitzondering van poetspersoneel hebben derden geen toegang tot de burelen.

Papieren documenten die vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens bevatten en die om een of andere reden (dubbel, klad,…) niet in het fysieke dossier bewaard moeten worden, worden in een daartoe bestemde confidentiële papiercontainer gedeponeerd om vervolgens op een vast tijdstip vernietigd te worden door een gespecialiseerde firma.

Er is een policy binnen het kantoor voor wat betreft de bewaring en het meenemen van fysieke dossiers.

Toegang tot uw gegevens.
Uw gegevens worden in eerste instantie gebruikt door Publius om uw dossier te behartigen. De toegang tot uw persoonsgegevens is enkel toegestaan aan de personen die uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Advocaten zijn deontologisch gehouden aan het beroepsgeheim. Elke administratief bediende, alsook poetspersoneel is gehouden een strikte beroepsdiscretie na te leven en ondertekent daartoe een vertrouwelijkheidsverklaring.

Soms is het echter nodig dat wij persoonsgegevens moeten delen met personen buiten ons kantoor om onze overeenkomst met u uit te voeren. Zo kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld gedeeld worden met andere advocaten, adviseurs, verzekeringsmaatschappijen, wethandhavingsinstanties, vertalers, externe systeembeheerder.  Daarnaast moeten wij soms persoonsgegevens verstrekken aan derden bij de uitvoering van onze deontologische of wettelijke verplichtingen, of om onze rechtmatige belangen te beschermen. Deze derden hebben enkel toegang tot uw persoonsgegevens in de mate dat dit nodig is voor hun dienstverlening.  Wij doen al het nodige opdat deze derden te allen tijde onze privacy normen eerbiedigen, evenals de wetten en reglementen inzake gegevensbescherming.

Publius draagt geen persoonsgegevens over buiten de EER.

Retentie- en archiveringsperiode.
Van zodra het mandaat een einde neemt, bv. na uitspraak eindarrest of nadat het gevraagde advies werd afgerond, zal het dossier worden afgesloten.

Persoonsgegevens in gearchiveerde dossiers zijn nog toegankelijk om een bewijs in rechte te leveren n.a.v. een controle door een bevoegde autoriteit (bv. de fiscale administratie). Na afsluit zullen de persoonsgegevens worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke en beroepsverplichtingen te voldoen. De cliënt heeft het recht om na afsluit het fysieke dossier zelf in bewaring te nemen. De cliënt kan hiervoor binnen het jaar na ontvangst van de laatste factuur een verzoek richten aan privacy@publius.be.

Uw rechten.
U heeft te allen tijde recht op inzage van uw persoonsgegevens en kan ze (laten) verbeteren indien deze onjuist of onvolledig zijn, ze laten verwijderen, de verwerking ervan laten beperken en bezwaar maken tegen de verwerking. U hebt het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te bekomen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere vennootschap.

Teneinde bovenvermelde rechten uit te oefenen, wordt u gevraagd om hiervoor een e-mail te sturen naar privacy@publius.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen.

Publius zal bij uitzondering niet ingaan op uw verzoek, dit omwille van onze wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Website, cookies, nieuwsbrief en social media.
Op de Publiuswebsite wordt niet alleen gezegd wie we zijn en wat we doen, maar worden ook nieuwsberichten gepost en wordt kennis gedeeld via onze blogberichten. Deze berichten worden tweewekelijks gebundeld en verspreid via een elektronische nieuwsbrief (Publius Express). Nieuwe cliënten worden eenmalig per mail uitgenodigd om zich te registreren aan de hand van het mailadres en het aanvinken van de opt in check box. Enkel zo wordt de cliënt daadwerkelijk opgenomen op de mailinglijst. Derden kunnen zich eveneens vrijwillig inschrijven via een link op de Publiuswebsite. Ook nadat de uitdrukkelijke toestemming werd gegeven, kan iedereen zich op elk moment uitschrijven.

Zoals vereist door artikel 129, 1° van de Wet elektronische communicatie van 13 juni 2005 wil Publius de bezoekers van haar website informeren over het gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Publius maakt gebruik van sessie cookies die ervoor zorgen dat de website goed werkt, die de site beveiligen (django csrftoken, bewaartijd ca. 6 dagen) en die de taalvoorkeur bijhouden (django_language, bewaartijd ca. 1 jaar). Ook maakt Publius gebruik van analytische cookies voor de bezoekersstatistieken (utma, bewaartijd ca. 2 jaar) en voor het bijhouden van het feit dat de cookies werden aanvaard (publius.vistis, bewaartijd 3 jaar). U kunt de cookies weigeren, maar dit kan een ongunstig effect hebben op het gebruik van onze website. Publius zal in geen geval de cookies-informatie misbruiken.

Publius vermeldt ook links naar sites van derden (bv. social media, organisatoren van events, edm.). Publius raadt aan om hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens na te gaan.

Publius kan zijn actieve cliënten een nieuwjaarskaart, een Publius Gazet of een uitnodiging voor een Publius event toesturen.

Mailverkeer.
Onze e-mailberichten met bijhorende bijlagen zijn uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n) en kunnen vertrouwelijke of persoonlijke informatie bevatten. Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde is verboden. Indien een bericht ten onrechte bij een verkeerde ontvanger terechtkomt, wordt die verzocht dit te melden aan de afzender en het bericht te vernietigen.

Berichten en bijlagen worden grondig gescand op alle bekende virussen. Publius staat echter niet in voor de juiste overbrenging van een verzonden e-mail en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit een mogelijk besmette of beschadigde mail.

Vragen of klachten?
Als u vragen of opmerkingen heeft omtrent ons privacybeleid of als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of indien er aanwijzingen zijn van misbruik, mail dan naar privacy@publius.be

Bent u het niet eens met ons privacybeleid? Dan beschikt u over het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - commission@privacycommission.be).

(laatste update: 22 mei 2018)